BIEN CHOISIR SA PLATEFORME DIGITAL LEARNING (LMS)

La crise sanitaire a eu pour effet immédiat d’interdire tous les regroupements dans une même salle obligeant les organismes de formation à modifier leurs modalités d’animation sous peine de devoir cesser purement et simplement leur activité.

Les décisions immédiates ont été de transformer les sessions présentielles en sessions à distance en ayant recours à des solutions de visioconférence qui se sont avérées souvent problématiques pour les stagiaires et les formateurs, 7 heures de visioconférence dans une même journée étant humainement insupportables…

Passés la sidération et les mesures d’urgence, tous les acteurs de l’éducation et de la formation professionnelle se sont posées autour de cette problématique : comment intégrer la formation digitale dans mes modalités de formation ?

Un dispositif Digital Learning repose sur trois piliers : les contenus de formation, les stagiaires et la communication entre les stagiaires et le formateur.

C’est précisément à ces besoins que répondent les plateformes de formation digitales ou encore LMS (Learning Management System). Il en existe plusieurs centaines sur le marché, donc pas facile de faire son choix quand on n’a pas eu d’expérience à ce sujet !

Les différents critères de choix d’un LMS :

Aujourd’hui, l’accès à une plateforme LMS est largement facilitée par les nouvelles modalités technologiques et économiques que constitue le mode SaaS (software as a service) qui vous permet de pouvoir mettre en place une plateforme très rapidement, à vos couleurs, moyennant un abonnement mensuel ou annuel. Un abonnement au mois le mois vous permettra de débuter votre projet sans être pieds et mains liés si la plateforme ne vous convenait pas à terme. Netopen vous propose par exemple un premier abonnement à 59€ ht par mois avec un abonnement au mois le mois.

Néanmoins, il ne faut pas sous-estimer les temps de mise en place, de la personnalisation à l’intégration des contenus de formation et la création des comptes utilisateurs. Une présentation détaillée ou un essai de la plateforme peut-être pertinente avant toute décision.

Les contenus de formation

En termes de contenus, vous pourrez intégrer des PowerPoint ©, des fichiers bureautiques (Word ©, PDF..), des vidéos, des liens Internet ou encore des contenus SCORM. Il est impératif à notre sens de disposer d’une plateforme LMS compatible SCORM 1.2 ou 2004 car c’est cette compatibilité qui vous permettra de tracer l’activité des apprenants (ouverture d’une ressource, temps passé, score obtenu…) mais aussi d’avoir la certitude que le cours e-learning que vous avez créé pourra être utilisé sur une autre plateforme LMS en cas de changement, sinon votre contenu sera inutilisable…

Et même un fichier bureautique aura intérêt à être converti en format SCORM afin de pouvoir tracer l’activité des apprenants avec ces ressources (ouverture, nombre de slides visualisé, nombre de minutes de vidéo…). Netopen peut vous proposer des prestations de conversion de vos ressources existantes.

Un nouveau format est apparu il y a quelques années (xAPI) qui ne s’est pas encore complétement imposé, que ce soit au niveau des plateformes LMS ou des outils auteur.

Sur le principe, une fois que vous avez créé ou converti vos ressources au format SCORM, vous allez les déposer (uploader) sur la plateforme. Cette manipulation est à voir ou à tester, elle constitue une grande part de l’administration de la plateforme. Vous pourrez ensuite créer des parcours pédagogiques au sein desquels les apprenants pourront accéder aux différentes ressources dans un ordre fixé par l’administrateur pédagogique.

Une fonction intéressante est le parcours conditionné qui permet à un apprenant d’accéder à un cours uniquement s’il a suivi les cours précédents ou s’il a obtenu au moins telle note.

Les évaluations

Un des atouts du digital learning est de permettre une évaluation des acquis des apprenants, ce qui n’est pas forcément toujours réalisé dans le cadre de formations présentielles. L’évaluation peut intervenir à la fin de chaque activité pédagogique de manière assez courte (quelques questions au format QCM en général) ou constituer une activité pédagogique à part entière. La majorité des plateformes LMS permettent la création d’évaluations, assez simples en terme de fonctionnalités et de design. Si vous souhaitez des évaluations plus dynamiques qui peuvent ressembler à des jeux pour certaines, il faudra opter pour un logiciel dédié, outil-auteur e-learning. L’intérêt d’opter pour la fonction création d’évaluations de la plateforme est la possibilité ensuite de pouvoir mettre en place des parcours de formation conditionnés aux résultats obtenus à ces évaluations et, par exemple, d’autoriser ou interdire l’accès au cours suivant si on n’a pas obtenu une note minimale à déterminer.

La création des utilisateurs

Concernant les apprenants, il va falloir les inscrire, une plateforme de formation n’étant pas un espace ouvert, la procédure d’inscription permettra à l’apprenant d’accéder à la plateforme mais aussi uniquement aux parcours qu’on lui attribue. L’inscription peut se faire de manière manuelle par l’administrateur ou en lot par l’importation d’un fichier Excel avec les noms, prénoms, email et parcours autorisés (ou encore groupes d’appartenance).

La notion de groupe est importante, elle va permettre de créer des ensembles qui ont accès aux mêmes parcours sans être obligé de faire un paramétrage unitaire à chaque fois.

Accès à la plateforme LMS

Si vous disposez d’un système d’information structuré et sécurisé, vous devrez pouvoir aussi synchroniser vos annuaires (AD) ou mettre en place une connexion SSO (Single Sign On).

Si vous avez des apprenants de différents pays, il faudra vérifier que votre plateforme est bien multilingue et que l’interface passe automatiquement dans la langue de l’apprenant au moment de la connexion.

Point à vérifier aussi, la dimension responsive design qui perte aux apprenants de se connecter avec un ordinateur fixe ou portable mais aussi éventuellement une tablette et pourquoi pas un smartphone, les personnels à former ne disposent pas toujours d’un PC dans un bureau !

Personnalisation de la plateforme LMS

Vous pouvez avoir des besoins simples : tous les salariés doivent suivre un cours e-learning de sensibilisation à la cybersécurité par exemple. Dans ce cas, pas de difficultés, un seul cours pour tout le monde, toutes les plateformes permettront cette modalité. Mais si vous avez besoin de gérer des formations en mode blended (mixtes) qui assemblent des séquences pédagogiques en ligne puis de séquences en présentiel puis des classes virtuelles, il vous faudra une plateforme qui permette ces différentes modalités et tiennent compte de tous vos paramètres, y compris la gestion des salles physiques. Vous pouvez aussi vous lancer dans un dispositif de gestion des compétences avec des parcours de longue durée et des évaluations périodiques, là aussi, il faudra qu’on vous assure de la faisabilité de ces modalités.

Tableaux de bord et statistiques

La particularité d’une plateforme LMS compatible SCORM est de tracer toute l’activité des apprenants. Il faudra vous assurer que les tableaux de bord et les tableaux de reporting vous fournissent  bien les données dont vous avez besoin, particulièrement si vous formations font l’objet d’une financement par un OPCO ou autre organisme.

Pour l’apprenant, il devra en permanence à chaque connexion accéder à un tableau de bord qui lui rappelle à quel stade d’avancement il en est et ce qu’il lui reste à faire. N’oubliez pas de vérifier au passage que votre plateforme enregistre bien l’endroit où en est l’apprenant s’il quitte brusquement l’application (plantage du PC, panne de batterie, coupure du réseau…) afin qu’il n’ait pas tout à refaire surtout si les contenus ne sont pas organisés de manière modulaire.

Ouverture de la plateforme LMS

Besoin pas toujours identifié au démarrage du projet mais une synchronisation avec d’autres applications de l’entreprise peuvent être nécessaires (API) comme par exemple un SIRH, un CRM, un ERP ou encore Office 365 ou Google Workplace.

Disponibilité et sécurité

Ne jamais oublier que votre plateforme en mode SaaS (dans le Cloud) héberge l’intégralité de vos données (contenus, apprenants, historiques..), il convient donc de vérifier l’engagement du fournisseur en terme de disponibilité (plus de 99% nécessaire) mais aussi de la qualité de l’infrastructure Cloud proposée, de la fréquence des sauvegardes et du Plan de reprise d’activité en cas de sinistre important.

A vérifier aussi la qualité du support et les engagements en terme de prise en charge et de réponse.

Outils de création de contenus

On appelle LCMS (learning content management system) une plateforme LMS qui dispose de son propre outil de création de cours. Celui-ci constitue une fonction de la plateforme accessible à tous les formateurs qui veulent réaliser des contenus. L’avantage est souvent la simplicité de ces outils et la disponibilité de template (cours vides préformatés) qui permettent la création de contenus de formation assez rapidement sans disposer de compétences particulières. L’inconvénient est que, dans la majeure partie des cas, cet outil génère des contenus au format propriétaire de la plateforme, et donc pas au format SCORM, ce qui ne permet pas d’intégrer ces contenus à d’autres plateformes ou qui vous condamne à perdre tous vos contenus si vous décidez de changer de plateforme LMS…

Les outils les plus performants sont les outils-auteurs e-learning qui génèrent des cours aux formats SCORM ou encore xAPI, cela fera l’objet d’un autre article.

Contenus sur étagère

On estime à 50% la proportion de formations spécifiques à une entreprise ou un métier, ce qui veut dire que les 50 autres % sont constituées de formations dites transversales, qui peuvent être déployées dans la majorité des entreprises. On pense aux langues, à la bureautique, au management, au marketing ou encore à la sécurité au travail.

Pour toutes ces thématiques, il peut être pertinent d’opter non pas pour des formations propres à l’entreprise mais ce que l’on appelle des contenus sur étagère, des cours réalisés par des experts formateurs. L’avantage est de pouvoir les intégrer directement dans votre plateforme et de pouvoir lancer des formations sans délai pour vos collaborateurs, cela constitue un plus non négligeable dans le choix de votre prestataire de plateforme LMS.

Classes virtuelles

La classe virtuelle constitue une modalité pédagogique à part entière, qui permet d’animer une séquence de formation à distance pour, en général, un petit groupe d’apprenants. Cela ne fait pas partie des fonctionnalités standard d’une plateforme LMS mais si vous devez recourir à cette modalité, il faut que la plateforme le permette, soit par une interface (API) soit par une extension fonctionnelle. Les outils de classe virtuelle se distinguent des outils de visioconférence par des fonctions de prise de contrôle des écrans des apprenants ou encore des tableaux blancs interactifs qui nécessitent une bande passante importante si on veut de la fluidité dans les échanges.

Les coûts

Quand les premiers LMS sont sortis dans le début des années 2000, ils pouvaient coûter plusieurs dizaines voire plusieurs centaines de milliers d’euros et nécessitaient plusieurs mois pour leur mise en place !

Avec l’avènement du Cloud et du mode SaaS, la mise en place d’une plateforme LMS à vos couleurs peut être réalisée en quelques heures. Quelques coûts supplémentaires peuvent être à prévoir comme la personnalisation de votre plateforme ou encore la formation des administrateurs.

Les modèles économiques peuvent varier mais sont en général fonction du nombre d’utilisateurs de la plateforme avec une tarification par tranche (voir tarifs Open LMS), certains éditeurs distinguent des niveaux de fonctionnalités différents avec des prix différents, d’autres, plus rares, raisonnent au nombre de parcours de formation déployés.

Il convient de bien cerner son projet en terme de volumétrie avant de choisir sa plateforme LMS et de bien connaître les tranches de tarification avant de se lancer au risque d’avoir des surprises désagréables quand vous commencez à augmenter le nombre d’utilisateurs…

L’abonnement mensuel intègre à la fois la mise à disposition du logiciel LMS mais aussi son hébergement, sa sécurité, les sauvegardes des données et son administration technique dont vous n’avez plus à vous occuper, en comparaison avec une plateforme LMS installée sur un des serveurs de votre entreprise. A ce jour, plus de 90% des plateformes LMS sont déployées en mode SaaS.

Netopen, 05 septembre 2022